Dúvidas sobre as regras para elaboração e arquivamento de documentos em meios eletrônicos são comuns e consultas sobre esse tema sempre nos chegam.
Sabemos que a gestão documental de uma empresa é essencial para preservar informações relevantes, garantir a transparência dos processos e atender às boas práticas de compliance. Assim, o avanço tecnológico tem influenciado significativamente essa área, facilitando os processos com a possibilidade de elaboração e arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
O que é arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos é essencial para garantir a organização e a segurança de informações importantes para uma empresa.
Para realizar o arquivamento de forma eficiente, é necessário conhecer os tipos de documentos que a empresa possui e realizar uma triagem para separar o que deve ser mantido e o que pode ser descartado. Além disso, é importante definir um sistema de organização que permita localizar facilmente os documentos arquivados.
O processo de arquivamento consiste em guardar, controlar e gerenciar documentos que não são mais usados regularmente, mas que precisam ser mantidos por questões legais ou fiscais.
O que diz a legislação que autoriza o armazenamento em meio eletrônico
Neste sentido, a Lei Federal Nº 12.682/2012, publicada em 10/07/2012, autoriza o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens.
De acordo com a norma, entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital. O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de assinatura eletrônica.
Ressalta-se que o documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, desde que realizada de acordo com o disposto na Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
Armazenamento e proteção dos documentos digitais
Entretanto, cabe destacar que é essencial que a informação em meio digital seja preservada com a máxima eficiência e segurança possível. Por isso, os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Dessa forma, o Decreto Federal Nº 10.278/2020, publicado em 19/03/2020, regulamenta o armazenamento, por meio digital, de documentos, conforme previsto no inciso X do caput do art. 3º da Lei Federal Nº 13.874/2019 e no art. 2º-A da Lei Federal Nº 12.682/012, bem como estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
De acordo com o Decreto, já em vigor, considera-se documento digitalizado aquele documento representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados. Por sua vez, metadados refere-se aos dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos.
As regras estabelecidas no Decreto são aplicadas aos documentos produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno (União, estados, municípios, DF, Autarquias etc.), incluindo quando envolverem relações com particulares, bem como aos documentos produzidos por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno ou outras pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas naturais.
A norma não se aplica a:
a) documentos nato-digitais (documentos produzidos originalmente em formato digital);
b) documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
c) microfilmes e documentos audiovisuais;
e) documentos de identificação e de porte obrigatório.
Assinatura digital e certificação digital
Ressalta-se que, para que o documento digitalizado seja equiparado ao documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante a pessoa jurídica de direito público interno, este deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados; bem como seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I e conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II do referido Decreto.
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Regras para elaboração e arquivamento de documentos em meios eletrônicos relacionados a segurança e saúde no trabalho
Em relação aos documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho (SST), é importante destacar que o art. 1º da Portaria Nº 211, de 11 de abril de 2019, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, já em vigor, assim prescreve:
Art. 1º É considerada válida a utilização de certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, normatizada por lei específica, para a criação e assinatura eletrônica dos seguintes documentos:
I – Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
II – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
III – Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
IV – Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
V – Programa de Proteção Respiratória – PPR;
VI – Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
VII – Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
VIII – Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
IX – Plano de Proteção Radiológica – PRR;
X – Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
XI – certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras;
XII – laudos que fundamentam todos os documentos previstos neste artigo, a exemplo dos laudos de insalubridade e periculosidade;
XIII – demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Formato PDF e ABNT NBR ISO 19005-1
Nos termos da Portaria, o arquivo eletrônico que contém os documentos mencionados deve ser apresentado no formato “Portable Document Format” – PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, devendo o empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
Ressalta-se que a forma de assinatura, guarda e apresentação de documentos prevista na Portaria é inicialmente facultativa, tornando-se obrigatória nos seguintes prazos, contados da sua vigência:
I – 5 (cinco) anos, para microempresas e microempreendedores individuais;
II – 3 (três) anos, para empresas de pequeno porte; e
III – 2 (dois) anos, para as demais empresas.
Por fim, recomenda-se a leitura atenta das legislações vigentes ao adotar a prática de elaboração e digitalização de documentos em meio eletromagnético.
A Equipe da Rocha Cerqueira, sempre atenta à atualização normativa, encontra-se à disposição para esclarecer dúvidas sobre as regras para elaboração e arquivamento de documentos em meios eletrônicos ou quaisquer outros requisitos legais de meio ambiente, saúde e segurança no trabalho e ESG.
Seguimos juntos.
Por Marcos Tadeu de Paula Lana OAB MG 141.130
