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7 passos para ter sucesso na migração de Sistema de Gestão de Requisitos Legais

sistema de gestão de requisitos legais

Índice deste artigo:

Cada vez mais, as empresas precisam contar com um atualizado e eficiente Sistema de Gestão de Requisitos Legais para reduzir gastos, diminuir passivos, buscar ou manter certificações internacionais, trabalhar de forma preventiva, fortalecer a cultura da conformidade legal.

Neste cenário de tantas mudanças ambientais e evoluções tecnológicas, muitas empresas se deparam estagnadas em softwares um tanto obsoletos ou com os chamados softwares de prateleira, aqueles que oferecem a mesma solução para todos os tipos de empresas.

E aí? O que fazer? Certamente a resposta é trocar de sistema e passar a contar com um Sistema de Gestão de Requisitos Legais que realmente atenda às necessidades da empresa.

Sabemos, porém, que a migração de sistemas pode se tornar uma grande dor de cabeça.

Para não ficar refém do medo, estacionados em sistemas que não acompanham as necessidades novas que surgem a cada momento, deixamos aqui um guia com 7 passos para orientá-lo na escolha de seu novo sistema e entender como deve ser o processo de migração.

O que você vai ler:

O que é migração de sistema de gestão de requisitos legais?

Por que e quando realizar a migração?

Os dados do meu histórico no sistema velho serão perdidos?

O que é o planejamento de migração de Sistema de Gestão de Requisitos Legais e sua importância?

Principais desafios da migração entre Sistemas de Gestão de Requisitos Legais

Migração entre sistemas de gestão de requisitos legais em 7 passos

Dicas para otimizar o processo de migração

O que é gestão de requisitos legais?

A gestão de requisitos legais é um conjunto de ações que visa garantir que a empresa cumpra as leis e regulamentos aplicáveis às suas atividades. Ela engloba desde a identificação das normas legais pertinentes até o controle do atendimento dessas obrigações, passando pela análise e implementação de medidas para garantir a conformidade legal.

A administração efetiva dos requisitos legais é fundamental para evitar penalidades e sanções, bem como para preservar a imagem e reputação da organização. Além disso, a gestão de requisitos legais também é importante para o planejamento estratégico e o gerenciamento de riscos da empresa, uma vez que as não conformidades podem acarretar impactos negativos para o negócio.

O que é migração de sistema de gestão de requisitos legais

A migração de sistemas é o processo de transferência de informações que estão na base de origem (sistema que não entende o que a empresa precisa) para um novo sistema ou nova plataforma que oferecerá o que se está buscando.

Para saber fazer a melhor escolha é fundamental: mapear o sistema atual; ter clareza das funcionalidades que ele oferece e, principalmente, os motivos e as limitações que levaram a empresa a buscar a mudança.

Nesse sentido, é importante entender como sua base de dados está organizada e as melhorias pretendidas.

Por que e quando realizar a migração?

A resposta a essa pergunta pressupõe saber primeiro porque sua empresa precisa de um sistema de gestão de requisitos legais.

Geralmente, os sistemas de gestão de requisitos legais são desenvolvidos com o objetivo de selecionar a legislação aplicável às atividades da empresa e indicar quais requisitos a empresa precisa cumprir.

Mas os bons sistemas vão bem além disso, possibilitando que a Gestão de Requisitos Legais seja realizada com mais facilidade, gere resultados mais significativos e fortaleça a cultura da conformidade legal.

É aí que está o pulo do gato.  Quando a empresa entende tudo que um Sistema de Gestão de Requisitos pode oferecer tanto em termos de quantidade de informação quanto em qualidade e, principalmente, como evidencia isso para facilitar a experiência dos usuários e gerar valor para a estratégia da empresa, ela encontra motivos para migrar e deixar os sistemas obsoletos para trás.

Para ilustrar, podemos listar os principais motivos que levam as empresas a realizar a migração de sistema de gestão de requisitos legais:

  • Percepção de que o sistema apresenta a legislação como aplicável, avaliando apenas sua função protocolar de indicá-la para a empresa e não a relevância para a gestão. O resultado disso é um banco de dados distorcido que impede o entendimento das prioridades.
  • Necessidade de se contratar equipes externas para acompanhar os colaboradores da empresa no entendimento dos motivos de as legislações indicadas gerarem requisito para empresa. Isso significa que as informações são passadas de modo a não permitir que a equipe de gestores e os usuários do sistema compreendam o que precisa ser avaliado para atender aos requisitos legais.
  • Verificação de que o sistema usado é o chamado software de prateleira, ou seja, não permite que ele seja realmente personalizado para atender às demandas da empresa e de seus usuários. As soluções são massificadas, as análises são simplistas e não contemplam os indicadores relevantes para cada empresa ou cada unidade da empresa.
  • Constatação de que o sistema ficou obsoleto. Ele não possui funcionalidades importantes, não trata os dados para transformá-los em indicadores fundamentais para o mapa estratégico da empresa. Dessa maneira, por exemplo, os relatórios gerados não trazem as informações necessárias para serem apresentadas ao mercado, para transparência juntos aos stakeholders, para compor os relatórios de sustentabilidade.

Os dados do meu histórico no sistema velho serão perdidos?

Depois de estarem cientes de que vivenciam uma ou mais das situações anteriormente indicadas, as empresas, muitas vezes, se veem estacionadas no receio de perderem seus dados.

Tal receio pode ser vencido já que, nos procedimentos adequados de migração, há uma etapa importante e que, quando bem realizada, garante que as informações não sejam perdidas.

Uma migração de Sistema de Gestão de Requisitos Legais adequada e segura conta com profissionais capacitados e que, além de usar os recursos de automação, conhecem a legislação e as normas técnicas avaliadas nas certificações, por exemplo, as normas ISO. São eles que garantem a correta migração dos dados.

Outro ponto fundamental é estabelecer, antes de realizar a migração, um planejamento detalhado das ações a serem realizadas e fazer os alinhamentos com os diversos setores da empresa.

Rocha Cerqueira

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O que é o planejamento de migração de sistema de gestão de requisitos legais e sua importância?

Você já pode perceber acima, o planejamento é muito importante para o sucesso da migração. Isso porque é exatamente ele que permite que todas as variáveis sejam analisadas e definidas com segurança.

Todas as etapas devem ser detalhadas e esse registro deve ser feito para o devido acompanhamento.

Mas isso não significa que a migração de sistema de requisitos legais seja um bicho de sete cabeças. Não é! Ele só se torna algo muito complicado para as empresas quando o contratam para ser realizados por profissionais que desconhecem a legislação e as normas técnicas o que pode levar a negligências comprometedoras.

Um planejamento migração deve contemplar as seguintes etapas:

  1. Briefing com equipe gestora para entendimento das necessidades da empresa e suas peculiaridades;
  2. Descrição dos objetivos e das funcionalidades que o novo sistema deverá oferecer
  3. Definição do cronograma exequível, contemplando as datas-chave para a empresa e o tempo necessário para a curadoria das informações e eliminação de legislações arcaicas e redundâncias; checagem e testes.
  4. Listagem dos recursos necessários (documentos, ferramentas, acessos) para a execução do projeto;
  5. Requisitos técnicos dos profissionais envolvidos e da metodologia que será utilizada;
  6. Especificação dos resultados esperados ao final do processo de migração.

Após conclusão, é preciso realizar ainda a apresentação das melhorias já implementadas durante e migração, as falhas de registro percebidas no sistema anterior e Treinamentos para os usuários.

Principais desafios da migração de Sistema de Gestão de Requisitos Legais

Os desafios presentes nos processos de migração de sistemas de gestão de requisitos legais são relacionados às especificidades de cada projeto.

Contudo, é notório que há dois pontos críticos que são corriqueiros nesses processos e apresentados como obstáculos que desafiam as empresas que precisam migrar para um sistema melhor: a) o tratamento adequado dos dados e b) a resistência das equipes diante das mudanças.

Para evitar os problemas que envolvem o tratamento dos dados, além da importância da capacitação técnico-jurídica dos profissionais que cuidarão da migração, é importante a realização de testes e checagem intermediários.

Quanto a equipes de colaboradores resistentes à mudança e receosas do impacto na rotina de execução de tarefas e modificações na forma como as ações serão realizadas, é interessante que os principais usuários do sistema participem do briefing e, na construção do planejamento de migração, suas observações sejam consideradas.

Nesse sentido, a realização dos treinamentos com a apresentação dos novos recursos, das funcionalidades e os ganhos para cada usuário e para a empresa é uma boa prática adotada por organizações que oferecem sistemas personalizados e que contam com uma equipe de profissionais capazes de compreender as peculiaridades de cada empresa.

Migração de sistema de gestão de requisitos legais em 7 passos

Agora, depois de todas as informações sobre quando migrar de um sistema de gestão para outro que atenda melhor às necessidades da empresa, vamos para os passos fundamentais dessa migração

1 – Planejamento

O primeiro passo é realizar o planejamento do processo de migração contemplando:

  • briefing para compreensão das necessidades que resultaram na decisão de migração; definição dos objetivos; levantamento dos dados;
  • definição se a migração poderá ser realizada em modo Turn Key (realizada de uma única vez, geralmente para processos de baixa complexidade) ou migração em etapas (para processos de média e alta complexidades) a fim de garantir a segurança para o procedimento;
  • walkthrough – momento de mapeamento e análise dos dados e roteiro de execução de procedimentos, reuniões de Kick-off com os envolvidos no planejamento para migração de dados;
  • cronograma – materialização tática da migração com detalhamento de todas as ações, prazos, responsáveis, ferramentas e documentos necessários.

2 – Auditoria das informações e dos dados.

Esse é um passo fundamental que fará diferença para que a empresa passe a contar com um Sistema de Gestão de Requisitos Legais que forneça todas os dados de que ela precise para atender à legislação aplicável, levar a informação de forma clara e objetiva para seus usuários, gerar indicadores relevantes para a análise de risco e tomadas de decisão.

3 – Desenvolvimento e Implementação

Com base em todas as informações coletas e a partir das definições indicadas anteriormente, este passo trata da realização da migração de dados. Nesta etapa, serão construídas as soluções necessárias ao processo e a transferência propriamente dita dos dados.

4 – Revisões e testes

De acordo com o plano de migração e cronograma, os testes são fundamentais para que se garanta que o processo aconteceu de forma correta. Nesta etapa, pode-se aprimorar alguns detalhes importantes e até corrigir alguns procedimentos para que os resultados sejam satisfatórios e a equipe de gestores já possa trabalhar com insights estratégicos para análises mais completas e seguras.

5 – Preparação dos colaboradores para o novo sistema

Se um dos principais desafios é vencer as eventuais resistências da equipe de colaboradores, é importante que eles estejam envolvidos no projeto.

Algumas estratégias têm trazido resultados muito efetivos como a realização de tours guiados pelo novo sistema, treinamentos e a possibilidade de os usuários já, antes mesmo da conclusão da migração, contarem com a equipe de advogados para esclarecer suas dúvidas jurídicas.

Essas possibilidades estreitam as relações, possibilitam troca de informações importantes e fortalecem a cultura da conformidade legal.

6 – Follow-up

O acompanhamento é um passo também importante porque permite que os responsáveis pelo Sistema oferecido confiram com os responsáveis pela gestão dos requisitos legais se o processo de migração atendeu bem às expectativas, informar os primeiros dados da experiência dos usuários do sistema, as funcionalidades mais usadas e os eventuais alinhamentos para potencializar a performance do novo sistema.

7 – Desativação do sistema antigo

Último passo. A transferência de todos os dados está finalizada e já foi validada. O novo sistema já está rodando bem, os usuários já estão treinados. Este é o momento de desativar o antigo sistema.

Entretanto, esse passo, às vezes, não é realizado e isso acaba gerando alguns inconvenientes como interpretação de que o sistema velho continua ativo e desmobilização de todo o trabalho realizado nos treinamentos.

Desativar o sistema antigo reafirma para time de colaboradores da empresa que todos estão avançando e fortalecendo a cultura da conformidade legal.

Dicas para otimizar o processo de migração

Para finalizar essa conversa, deixamos para você algumas dicas que podem otimizar o processo de migração de sistemas de gerenciamento de conformidade legal:

  • Atenção e cuidado ao definir o novo sistema para que ele seja atual, personalizado para as necessidades da empresa e relacione os indicadores de conformidade legal da empresa com os critérios ESG e os ODSs.
  • Utilização de sistema que ofereça atendimento direto com equipe de advogados e não submeta seus usuários a atendimentos burocráticos e informações rasas ou imprecisas.
  • Monitoramento constante dos indicadores e como os usuários interagem com o novo sistema e exploram as novas funcionalidades.
  • Recursos personalizados que deixem evidenciados, para cada usuário, as alterações na legislação, os requisitos gerados e as ações que precisam ser realizadas.

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Se você já utiliza algum sistema para gestão de requisitos legais, não se preocupe! Deixe toda a migração dos seus dados e integrações por nossa conta. Nossa equipe técnica e jurídica cuida de todo o processo de migração para o QualificaNG, com auditoria gratuita dos Requisitos Legais.

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