Cada vez mais, as empresas precisam contar com um sistema de gestão de requisitos legais atualizado e eficiente — capaz de reduzir gastos, prevenir passivos, apoiar certificações internacionais, fortalecer a cultura da conformidade legal e dar suporte real à tomada de decisão.
Em um cenário em que as exigências ambientais, sociais e regulatórias se renovam com velocidade, é comum encontrar empresas que seguem presas a softwares ultrapassados ou aos chamados sistemas de prateleira — soluções padronizadas que entregam o mesmo modelo de gestão, independentemente das particularidades do negócio.
Além da rigidez funcional, esses sistemas costumam tratar os requisitos legais como itens estáticos, desconectados da realidade operacional da empresa. Mesmo que os dados estejam atualizados, sem uma análise normativa feita por profissionais que dominam a legislação, o sistema não é capaz de refletir a situação real de conformidade. Faltam filtros, interpretações e conexões que permitam entender o que está sendo feito, o que precisa ser feito e como isso se alinha à estratégia.
O resultado? Processos pouco inteligentes, relatórios limitados e uma equipe que precisa fazer malabarismo para atender às demandas reais da organização.
E aí? O que fazer?
A resposta, na maioria dos casos, passa pela substituição do sistema. Mas sabemos: por mais necessário que seja, esse processo não é simples. Migrar envolve riscos, inseguranças e a preocupação legítima com a integridade dos dados e a adaptação dos usuários.
Para não ficar refém do receio e acabar estagnado em um sistema que não acompanha as transformações do negócio, reunimos neste artigo um guia com 7 passos para orientar a escolha do novo sistema e estruturar a migração com segurança e inteligência.
O que é gestão de requisitos legais?
A gestão de requisitos legais envolve o mapeamento, a análise e o controle do atendimento às obrigações legais aplicáveis às atividades da empresa — considerando seus processos, operações e riscos específicos. Não se trata apenas de listar normas, mas de garantir que elas sejam compreendidas, integradas à rotina e monitoradas de forma inteligente.
Quando bem estruturada, essa gestão permite reduzir a exposição a penalidades, preservar a reputação institucional e apoiar o planejamento estratégico com base em dados reais de conformidade.
Além disso, é por meio dela que a empresa fortalece sua capacidade de antecipação, define prioridades regulatórias e sustenta decisões que vão muito além da área jurídica. Um sistema que não traduz esse contexto — ou que se limita a replicar obrigações de forma mecânica — pode acabar mais confundindo do que esclarecendo.
O que é migração de sistema de gestão de requisitos legais
Migrar um sistema de gestão de requisitos legais significa transferir todas as informações da base atual — que já não atende às demandas da empresa — para uma nova plataforma capaz de entregar aquilo que se busca: funcionalidade, clareza, inteligência normativa e personalização real.
Esse processo vai muito além de uma simples movimentação de dados. Ele exige análise criteriosa da estrutura existente, entendimento das limitações do sistema antigo e clareza sobre o que o novo sistema precisa resolver.
Por isso, antes de qualquer movimento, é indispensável mapear o sistema atual, entender como os dados estão organizados e identificar os pontos críticos que levaram à decisão de mudança. Só assim é possível conduzir uma migração segura, eficiente e capaz de qualificar — e não apenas replicar — a informação.
Não se trata de começar do zero, mas de escolher um sistema que realmente converse com a realidade da sua empresa.
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Por que e quando realizar a migração?
A primeira pergunta que precisa ser respondida não é quando migrar, mas por que sua empresa precisa de um sistema de gestão de requisitos legais. Essa resposta já sinaliza o momento ideal para mudar.
Geralmente, os sistemas de gestão de requisitos legais são desenvolvidos com o objetivo de selecionar a legislação aplicável às atividades da empresa e indicar quais requisitos a empresa precisa cumprir.
Mas os bons sistemas vão bem além disso, possibilitando que a Gestão de Requisitos Legais seja realizada com mais facilidade, gere resultados mais significativos e fortaleça a cultura da conformidade legal.
É aí que está o pulo do gato. Quando a empresa entende tudo que um Sistema de Gestão de Requisitos pode oferecer tanto em termos de quantidade de informação quanto em qualidade e, principalmente, como evidencia isso para facilitar a experiência dos usuários e gerar valor para a estratégia da empresa, ela encontra motivos para migrar e deixar os sistemas obsoletos para trás.
Para ilustrar, podemos listar os principais motivos que levam as empresas a realizar a migração de sistema de gestão de requisitos legais:
- Percepção de que o sistema apresenta a legislação como aplicável, avaliando apenas sua função protocolar de indicá-la para a empresa e não a relevância para a gestão. O resultado disso é um banco de dados distorcido que impede o entendimento das prioridades.
- Necessidade de se contratar equipes externas para acompanhar os colaboradores da empresa no entendimento dos motivos de as legislações indicadas gerarem requisito para empresa. Isso significa que as informações são passadas de modo a não permitir que a equipe de gestores e os usuários do sistema compreendam o que precisa ser avaliado para atender aos requisitos legais.
- Verificação de que o sistema usado é o chamado software de prateleira, ou seja, não permite que ele seja realmente personalizado para atender às demandas da empresa e de seus usuários. As soluções são massificadas, as análises são simplistas e não contemplam os indicadores relevantes para cada empresa ou cada unidade da empresa.
- Constatação de que o sistema ficou obsoleto. Ele não possui funcionalidades importantes, não trata os dados para transformá-los em indicadores fundamentais para o mapa estratégico da empresa. Dessa maneira, por exemplo, os relatórios gerados não trazem as informações necessárias para serem apresentadas ao mercado, para transparência juntos aos stakeholders, para compor os relatórios de sustentabilidade.
Os dados do meu histórico no sistema velho serão perdidos?
Após identificarem uma ou mais das situações descritas anteriormente, muitas empresas acabam paralisadas diante do receio de perder dados valiosos ao trocar de sistema.
Mas esse temor pode — e deve — ser superado. Com um procedimento de migração bem estruturado, há etapas específicas que garantem a integridade das informações e evitam qualquer perda no processo.
Uma migração segura de sistema de gestão de requisitos legais envolve profissionais capacitados, que conhecem não apenas os recursos de automação, mas também a legislação e as normas técnicas envolvidas — como as exigências das certificações ISO. São esses profissionais que asseguram que a migração será feita com critério técnico, jurídico e metodológico.
Outro ponto decisivo é o planejamento detalhado, realizado antes da migração propriamente dita. Ele precisa envolver os setores estratégicos da empresa e definir com clareza o fluxo de dados, os formatos de tratamento e os responsáveis por cada etapa.
Em 2025, no entanto, a expectativa vai além de apenas transferir os dados sem perdas. O diferencial está na qualificação dessas informações durante a migração: o processo precisa ser também uma oportunidade de revisão crítica dos requisitos, exclusão de duplicidades, atualização de interpretações e estruturação mais estratégica da base.
É por isso que migrar com apoio jurídico especializado faz tanta diferença. Ao incluir uma etapa de auditoria normativa já no processo de transição, o novo sistema não apenas herda os dados — ele os melhora, reorganiza e conecta aos indicadores certos, entregando valor desde o início.
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O que é o planejamento de migração de sistema de gestão de requisitos legais e sua importância?
Como já deu para perceber acima, o planejamento é decisivo para o sucesso da migração. É ele que permite analisar as variáveis com segurança, prever riscos, definir prioridades e coordenar ações com os setores envolvidos.
Todas as etapas devem estar devidamente detalhadas e registradas para acompanhamento, mas hoje isso já não basta. Em 2025, o planejamento da migração precisa ir além da ordem de execução e do cronograma técnico. Ele deve integrar os objetivos estratégicos da empresa, considerando desde os critérios de governança até a aderência aos ODSs e às práticas de ESG.
Isso significa que a escolha do novo sistema não pode ser tratada como uma decisão isolada da TI ou do jurídico. É uma decisão de negócio, que deve considerar os impactos da plataforma na performance regulatória da empresa, na rastreabilidade das informações, na transparência com stakeholders e na geração de indicadores confiáveis para auditorias e relatórios de sustentabilidade.
Não se trata de um processo complexo por natureza — ele só se torna complicado quando é entregue a profissionais que desconhecem as normas técnicas e jurídicas, o que compromete etapas essenciais e pode gerar lacunas graves.
Um planejamento de migração bem estruturado deve contemplar:
- Briefing com a equipe gestora para entendimento das necessidades da empresa e suas peculiaridades;
- Descrição dos objetivos e das funcionalidades que o novo sistema deverá oferecer;
- Definição de um cronograma exequível, com datas-chave e tempo adequado para curadoria das informações, eliminação de legislações arcaicas e correção de redundâncias;
- Levantamento dos recursos necessários (documentos, ferramentas, acessos);
- Requisitos técnicos dos profissionais envolvidos e da metodologia a ser aplicada;
- Especificação dos resultados esperados ao final do processo de migração.
Após a conclusão, é essencial apresentar as melhorias implementadas durante a transição, registrar eventuais falhas detectadas no sistema anterior e conduzir treinamentos personalizados para os usuários.
Principais desafios da migração de Sistema de Gestão de Requisitos Legais
Os desafios presentes nos processos de migração de sistemas de gestão de requisitos legais estão diretamente relacionados às especificidades de cada projeto.
No entanto, dois pontos críticos costumam se repetir:
a) o tratamento adequado dos dados;
b) a resistência das equipes diante das mudanças.
No primeiro caso, além da necessidade de capacitação técnico-jurídica dos profissionais responsáveis pela migração, existe hoje uma questão estrutural mais profunda: muitas empresas operam com sistemas legados inflacionados — repletos de requisitos irrelevantes ou duplicados, acumulados ao longo dos anos sem critérios de curadoria. Essa carga de dados excessiva cria uma falsa sensação de conformidade, mas compromete a clareza, a gestão de prioridades e a capacidade de resposta da empresa. Limpar a base e reestruturar a lógica de requisitos passou a ser um diferencial estratégico.
Para evitar esse tipo de armadilha, é fundamental realizar auditorias intermediárias, testes e validações ao longo do processo, garantindo que o que será migrado esteja alinhado com a realidade da empresa e com os objetivos da nova plataforma.
No segundo caso, a resistência das equipes é natural: mudanças impactam rotinas, alteram fluxos e podem gerar receio em relação ao domínio das novas ferramentas. Por isso, é fundamental que os usuários principais participem do briefing inicial e tenham suas demandas consideradas no planejamento da migração.
Treinamentos personalizados, tours guiados no novo sistema e suporte direto da equipe jurídica — antes mesmo da conclusão da migração — são práticas eficazes para integrar as pessoas e fortalecer a cultura da conformidade legal com adesão e clareza.
E há um aspecto que não pode ser negligenciado: a compreensão do requisito legal em sua dimensão jurídica, sem juridiquês, é o que transforma o sistema em ferramenta de autonomia, e não em obrigação operacional. Quando o colaborador entende o porquê daquela obrigação, o impacto do seu registro de evidência e o que aquilo representa para a empresa como um todo, ele deixa de ver o sistema como um apertar de botões e passa a enxergá-lo como facilitador do seu trabalho.
Mais que isso: ele passa a reconhecer a relevância do seu papel na engrenagem da conformidade — não apenas perante a fiscalização, mas perante seus colegas e líderes.
Migração de sistema de gestão de requisitos legais em 7 passos
Agora, depois de todas as informações sobre quando migrar de um sistema de gestão para outro que atenda melhor às necessidades da empresa, vamos para os passos fundamentais dessa migração:
1 – Planejamento
O primeiro passo é realizar o planejamento do processo de migração, contemplando:
- briefing para compreensão das necessidades que resultaram na decisão de migração;
- definição dos objetivos e levantamento dos dados;
- definição se a migração poderá ser realizada em modo Turn Key (realizada de uma única vez, geralmente para processos de baixa complexidade) ou migração em etapas (para processos de média e alta complexidade), a fim de garantir a segurança para o procedimento;
- walkthrough — etapa de mapeamento prático do cenário atual e simulação da execução, com análise de dados e identificação antecipada de riscos, gargalos ou necessidades específicas antes do início da migração;
- cronograma — materialização tática da migração com detalhamento de todas as ações, prazos, responsáveis, ferramentas e documentos necessários.
2 – Auditoria das informações e dos dados.
Esse é um passo fundamental que fará diferença para que a empresa passe a contar com um Sistema de Gestão de Requisitos Legais que forneça todas os dados de que ela precise para atender à legislação aplicável, levar a informação de forma clara e objetiva para seus usuários, gerar indicadores relevantes para a análise de risco e tomadas de decisão.
3 – Desenvolvimento e Implementação
Com base em todas as informações coletas e a partir das definições indicadas anteriormente, este passo trata da realização da migração de dados. Nesta etapa, serão construídas as soluções necessárias ao processo e a transferência propriamente dita dos dados.
4 – Revisões e testes
De acordo com o plano de migração e cronograma, os testes são fundamentais para que se garanta que o processo aconteceu de forma correta. Nesta etapa, pode-se aprimorar alguns detalhes importantes e até corrigir alguns procedimentos para que os resultados sejam satisfatórios e a equipe de gestores já possa trabalhar com insights estratégicos para análises mais completas e seguras.
5 – Preparação dos colaboradores para o novo sistema
Se um dos principais desafios é vencer as eventuais resistências da equipe de colaboradores, é importante que eles estejam envolvidos no projeto.
Algumas estratégias têm trazido resultados muito efetivos como a realização de tours guiados pelo novo sistema, treinamentos e a possibilidade de os usuários já, antes mesmo da conclusão da migração, contarem com a equipe de advogados para esclarecer suas dúvidas jurídicas.
Essas possibilidades estreitam as relações, possibilitam troca de informações importantes e fortalecem a cultura da conformidade legal.
6 – Follow-up
O acompanhamento é um passo também importante porque permite que os responsáveis pelo Sistema oferecido confiram com os responsáveis pela gestão dos requisitos legais se o processo de migração atendeu bem às expectativas, informar os primeiros dados da experiência dos usuários do sistema, as funcionalidades mais usadas e os eventuais alinhamentos para potencializar a performance do novo sistema.
7 – Desativação do sistema antigo
Último passo. A transferência de todos os dados está finalizada e já foi validada. O novo sistema já está rodando bem, os usuários já estão treinados. Este é o momento de desativar o antigo sistema.
Entretanto, esse passo, às vezes, não é realizado e isso acaba gerando alguns inconvenientes como interpretação de que o sistema velho continua ativo e desmobilização de todo o trabalho realizado nos treinamentos.
Desativar o sistema antigo reafirma para time de colaboradores da empresa que todos estão avançando e fortalecendo a cultura da conformidade legal.
Dicas para otimizar o processo de migração
Para finalizar essa conversa, deixamos para você algumas dicas que podem otimizar o processo de migração de sistemas de gerenciamento de conformidade legal:
- Atenção e cuidado ao definir o novo sistema para que ele seja atual, personalizado para as necessidades da empresa e relacione os indicadores de conformidade legal da empresa com os critérios ESG e os ODSs.
- Utilização de sistema que ofereça atendimento direto com equipe de advogados e não submeta seus usuários a atendimentos burocráticos e informações rasas ou imprecisas.
- Monitoramento constante dos indicadores e como os usuários interagem com o novo sistema e exploram as novas funcionalidades.
- Recursos personalizados que deixem evidenciados, para cada usuário, as alterações na legislação, os requisitos gerados e as ações que precisam ser realizadas.
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