Você já pensou em como as empresas conseguem acompanhar todas as leis, normas e regulamentos que afetam suas operações e como conseguem garantir a conformidade legal? Essa tarefa pode parecer um desafio colossal, dada a constante atualização e modificação das normas. Este trabalho torna-se ainda mais complicado quando pensamos em grandes empresas com operações em diversas regiões, ou mesmo em várias partes do mundo, onde diferentes legislações precisam ser consideradas.
Gerenciamento de conformidade é essencial para assegurar a segurança e o cumprimento de normas e leis aplicáveis ao contexto empresarial. Envolvendo processos meticulosos de monitoramento e avaliação, garante que as atividades da empresa estejam alinhadas com as exigências legais, padrões do setor e políticas internas, evitando riscos, multas e danos à reputação.
O primeiro passo é entender que a conformidade legal envolve muito mais do que apenas conhecer as leis aplicáveis. É também sobre interpretar essas leis e entender como elas se aplicam à realidade do seu empreendimento. Isso requer um conhecimento aprofundado do direito, do setor no qual a empresa está inserida e das atividades que ela desenvolve. E é por isso que muitas organizações recorrem a especialistas jurídicos para ajudá-las nessa área.
Mas ainda assim, o grande volume de informações, a frequência de alterações legais e a complexidade da legislação podem tornar esse trabalho um desafio, mesmo para os mais experientes.
As equipes interdisciplinares que cuidam desses procedimentos estão se ampliando. Isso pode ser positivo, mas não garante a pretendida eficiência, pois o entendimento do que é, o que deve ser feito e o impacto na gestão da empresa precisa ser alinhado com todos os colaboradores.
Dessa maneira, vamos seguir com nossa conversa, buscando esclarecer pontos fundamentais para sua empresa colher frutos do investimento, alcançando a desejada alta performance na gestão da conformidade legal.
O que é conformidade legal
A conformidade legal, também conhecida como compliance, é adequar os procedimentos da sua empresa à legislação, realizando o monitoramento, avaliação e melhoria dos processos internos.
Em uma gestão que realiza apenas o compliance, a obediência das normas tem foco na redução de riscos de multas, interdições e outras penalidades mais severas e, a consequente redução de custos judiciais.
Vê-se então que estar em conformidade legal é fundamental para que a empresa possa operar, atendendo à legislação aplicável.
Contudo, ter uma gestão de conformidade legal estratégica pode ampliar significativamente os benefícios para as empresas, incorporando a seus objetivos:
- melhoria de processos
- redução de custos
- melhor governança corporativa,
- fortalecimento da credibilidade/imagem,
- aumento do valor da marca,
- retenção de talentos.
Neste cenário, a gestão da conformidade legal integrará ao cumprimento das normas legais a obtenção e manutenção de certificações de qualidade, como as certificações ISO ou a IRMA (Iniciativa para Garantia de Mineração Responsável) que trata da verificação e certificação com vistas à mineração mais social e ambientalmente responsável por meio de adoção de padrão abrangente, considerando os materiais minerados e toda a gama de questões relacionadas aos impactos de minas em escala industrial.
Certificações ISO e a conformidade legal
Você já deve ter ouvido falar da ISO, uma entidade independente e não-governamental composta por 167 membros de organismos nacionais de normalização. Ela reúne especialistas para compartilhar conhecimento e desenvolver Normas Internacionais voluntárias, baseadas em consenso e relevantes para o mercado que apoiam a inovação e fornecem soluções para os desafios globais.
A ISO desenvolveu inúmeras Normas Internacionais, tais como as ais como as ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 26000 e ISO 27001 e todas estão incluídas no catálogo de Normas ISO.
Mas, qual é a real importância da ISO para o seu negócio? Vamos, então, dar um passo além e entender o que são as Certificações ISO e por que elas são cruciais para o seu negócio.
A ISO atua como uma ponte para a inovação e as soluções para os desafios globais, desenvolvendo normas internacionais voluntárias com base no consenso.
As Certificações ISO validam seu compromisso com a excelência em diversos aspectos, como meio ambiente (ISO 14001), saúde e segurança do trabalho (ISO 45001) e responsabilidade social (ISO 26000).
Nesse contexto, as empresas, para comprovar que seguem os padrões internacionais, podem buscar as Certificações ISO junto a organismos certificadores.
Vale acrescentar que em, processos de certificações, os organismos de acreditação exigem uma série de documentos que padronizam sistemas de gestão relacionados aos escopos pretendidos, entre eles:
Além de apontar para o cumprimento de normas legais, estes documentos também trazem métodos de gestão e operacionalização de procedimentos dentro da sua empresa, também conhecidos como Sistemas de Gestão Integrada. No Brasil, a ABNT fornece os documentos necessários para essas certificações.
Então, se para obter a certificação ISO, são necessários uma série de documentos e ações de implementação, você deve estar se perguntando: Vale a pena? Como essas certificações podem impulsionar seu negócio?
ISO e seu Negócio: Impulsionando Reputação e Credibilidade
A obtenção de uma Certificação ISO pode ser um divisor de águas para a sua empresa, impulsionando a sua reputação e credibilidade de diversas maneiras. Vamos entender melhor como isso acontece:
Impulsionando Conformidade Legal: Ao possuir uma Certificação ISO, você demonstra para clientes, parceiros e autoridades que seu negócio está em conformidade com as normas legais, promovendo confiança e segurança nas suas operações.
Criando um Sistema Eficiente de Gestão: As Certificações ISO fornecem um caminho para a eficiência, auxiliando na implementação de sistemas de gestão integrada em sua empresa, melhorando a performance e a produtividade.
Construindo Reputação: A obtenção de uma Certificação ISO é um marco de distinção, que evidencia a dedicação da sua empresa à excelência, o que contribui significativamente para construir uma reputação sólida e confiável no mercado.
Ganhando a Confiança do Cliente: Clientes e investidores valorizam as empresas que demonstram responsabilidade e compromisso com o meio ambiente, a saúde e a segurança durante o processo produtivo. Uma Certificação ISO pode ser a chave para conquistar a confiança deles e estabelecer relacionamentos duradouros.
Quais são as principais normas que uma empresa precisa observar?
A legislação aplicável a uma empresa vai depender de onde ela está localizada, suas atividades e seus produtos, além da área que deseja gerenciar a conformidade legal. Cada estado e mais, cada cidade brasileira pode definir regras específicas para determinado assunto, conforme sua competência.
Então, para além da legislação federal, que é aplicável para todas as empresas que realizam operações no Brasil, a empresa deve ainda observar as normas vigentes no estado e na cidade em que realiza suas atividades.
O cumprimento de uma legislação pode coincidir com as exigências ISO. As Normas Regulamentadoras, por exemplo, são disposições específicas sobre a segurança e saúde do trabalho, no âmbito da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).
A NR-1, que recebe atualizações constantes, dispõe sobre o Plano de Gerenciamento de Riscos que utiliza o ciclo PDCA (plan-act-do-check), que é um modelo de gestão previsto nas normas ISO.
A Política Nacional de Resíduos Sólidos, instituída pela Lei Federal nº 12.305/10, também traz uma proposta semelhante, pois determina que o Plano de Gerenciamento de Resíduos Sólidos da empresa deve conter um diagnóstico dos resíduos gerados, descrever ações preventivas e metas para a redução de emissões.
Porém, este padrão não vai se repetir em normas mais específicas, em especial nas legislações locais. Algumas normas vão até apontar requisitos que devem ser cumpridos, como exigência de responsável técnico, elaboração de relatórios. Contudo, apenas estes procedimentos não representam integralmente a gestão da empresa e podem apresentar variações de acordo com o local.
Ou seja, se você é como a maioria dos empresários, provavelmente está lutando para acompanhar todas as leis e regulamentos que se aplicam ao seu negócio. A conformidade legal pode auxiliar sua empresa a cumprir, conhecer, estar atualizado com as normas legais e, simultaneamente, implementar uma gestão mais eficiente e eficaz, por meio de métodos internacionalmente reconhecidos.
Na Rocha Cerqueira, compreendemos esse desafio. Por isso, oferecemos o monitoramento legislativo, a seleção e a análise das normas federais, estaduais e municipais relevantes para nossos clientes, atualizadas diariamente na plataforma Qualifica NG.
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Como posso gerenciar a conformidade legal na minha empresa?
De forma bem simplificada, esse panorama evidencia como é necessário estar em conformidade com a legislação vigente e aplicável.
Para isso, o primeiro passo é identificar as obrigações aplicáveis, ou seja, as normas que devem ser cumpridas para que seu negócio esteja regular. Esta tarefa pode ser alinhada com um comitê interno, com seu departamento jurídico ou com auxílio de uma auditoria de conformidade legal.
Também é importante que estas atividades sejam mapeadas de forma a identificar o escopo ao qual ela se aplica. Se é uma atividade de impacto ambiental, como extração de minérios, deve haver o mapeamento detalhado das normas de meio ambiente como as que tratam de licenciamento, outorgas, Normas Regulamentadoras de Mineração, entre outras.
Se a atividade envolve riscos ao trabalhador, também devem se observar as normas do escopo de Saúde e Segurança do Trabalho, como a NR-22.
O próximo passo é identificar quais atividades ou produtos oferecidos estão em conformidade legal. A partir desta identificação, a organização deve focar na correção de problemas e melhoria dos procedimentos, onde for cabível.
Por exemplo, a empresa identifica que um caminhão que transporta produtos perigosos não teve sua licença renovada no período correto. Então, ela precisa se regularizar, compreender as razões que contribuíram para a não conformidade e traçar um plano corretivo para que o erro não se repita no próximo período de renovação. Ainda, deve-se acompanhar periodicamente como as correções estão sendo feitas.
Na Rocha Cerqueira, disponibilizamos o Qualifica NG, uma plataforma completa onde sua empresa pode realizar todo este processo, além de outras ferramentas, como gerenciamento de licenças, indicadores ESG e o ICL (Índice de Conformidade Legal).
⚖️ Veja também estes conteúdos relacionados:
- Entenda o que é gerenciamento de conformidade legal e sua necessidade nas empresas
- Saiba como fazer registro de evidências na gestão de conformidade legal
- Quer descomplicar a gestão de requisitos legais? Conheça o Qualifica NG!
Indicadores ESG x Conformidade Legal
ESG, que na tradução literal do inglês significa Meio Ambiente, Social e Governança, é um conceito guarda-chuva que se refere a uma série de critérios utilizados para medir o impacto socioambiental de uma empresa e sua governança.
O termo ganhou envergadura, tendo em vista uma crescente preocupação do mercado e dos consumidores com a forma que as empresas exploram recursos e interagem com a sociedade à sua volta.
Empresas que possuem práticas alinhadas com os princípios do ESG, tendem a ser mais bem vistas por seus clientes e ganham mais valor de mercado. Uma das métricas para se medir se dá pelo atendimento a todos os requisitos legais. Outra métrica também utilizada é a observância da adoção do ODS, Objetivos de Desenvolvimento Sustentável.
Empresas que realizam ações que estão em conformidade com os ODSs têm, no mínimo, uma dimensão do seu Índice ESG impactada. Por exemplo, uma empresa de processamento de resíduos que firma um convênio com uma cooperativa de catadores de recicláveis, está atendendo o item 12.5, do ODS 12 – Consumo e produção responsáveis.
Ao atender este objetivo, a empresa está realizando uma ação de impacto socioambiental, afetando positivamente as dimensões de Meio Ambiente (E) e Social (S).
Empresas que já possuem uma gestão incorporada à conformidade legal, estão um passo à frente, pois indicam que seus processos são devidamente mapeados e seguem diretrizes reconhecidas por outras organizações.
A plataforma Qualifica NG correlaciona diretamente os requisitos legais com os ODSs pertinentes, permitindo que os gestores monitorem o nível de aderência a essas metas e gerem relatórios para auxiliar nas decisões estratégicas.”
Afinal de contas, o que é o Qualifica NG?
Conforme detalhamos anteriormente, a gestão de requisitos legais abrange um vasto conjunto de atividades, dentre as quais incluem-se:
- Levantamento de todas as publicações que devem ser acompanhadas diariamente e manutenção criteriosa de pesquisa aos diversos órgãos;
- Listagem das normas e obrigações que são aplicáveis ao seu negócio, facilitando assim a gestão dos requisitos legais;
- Identificação das normas e obrigações aplicáveis, tornando a sua gestão dos requisitos legais mais segura e simples;
- Monitoramento das normas para categorizá-las de acordo com as áreas de aplicação, como meio ambiente, saúde no trabalho, segurança ocupacional, responsabilidade social, direitos humanos, mineração e outros;
- Entendimento de cada norma municipal, estadual e federal para elaborar uma lista de verificação, possibilitando à empresa saber se atende ou não os requisitos legais aplicáveis em suas atividades.
Nesse emaranhado de tarefas e responsabilidades, é fácil se perder. Principalmente para empresas de médio e grande porte, esta pode se tornar uma tarefa muito complexa para ser executada internamente.
Então, como simplificar e efetivar essa gestão?
A Rocha Cerqueira apresenta a solução: Qualifica NG. Além do serviço de consultoria, auditoria e contencioso estratégico, entregamos uma plataforma completa e eficaz para otimizar a gestão de requisitos legais dentro da sua empresa.
O Qualifica NG foi desenvolvido para descomplicar este processo, proporcionando um gerenciamento de requisitos legais mais inteligente e estratégico. A plataforma possibilita que as empresas descompliquem a gestão de requisitos legais para tornar o negócio mais inteligente apresentando indicadores com visões estratégicas para todos os níveis empresariais.
Com Qualifica NG, você economiza tempo, minimiza erros e potencializa a performance das suas equipes. Nossa plataforma oferece monitoramento legislativo, gestão de indicadores ESG, ferramentas para gerenciamento de ações corretivas e prazos para cumprimento de obrigações, além de análises de Aspectos e Impactos, Perigos e Riscos. Tudo isso com flexibilidade para integração ou customização de acordo com as necessidades da sua empresa.
Além disso, com o Qualifica NG, você tem acesso a relatórios e gráficos detalhados para melhor acompanhar as ações de conformidade legal, podendo incorporar estes dados em seu gerenciamento interno, em relatórios de sustentabilidade e comunicados ao mercado.
Está pronto para levar a gestão de requisitos legais da sua empresa a um novo patamar? Nosso time está à disposição para entender suas necessidades, seus desafios e desenhar uma proposta única. Reduza o tempo de entrega e agregue valor ao seu negócio com a expertise de um squad multidisciplinar.
Portanto, para saber como o Qualifica NG pode gerir a conformidade legal na sua empresa, preencha o formulário abaixo e entraremos em contato com você!
