A auditoria de certificação ISO se refere às certificações de mesmo nome que estabelecem requisitos essenciais para a operação do sistema de gestão de qualidade (SGQ) de uma empresa.
Essas normas são aplicadas em nível internacional, representando um caminho seguro e padronizado por meio do qual organizações, sejam elas públicas ou privadas, possam fornecer seus produtos e serviços de maneira responsável, alinhando-se aos critérios das agências reguladoras e pelas expectativas dos clientes.
Essas normas e certificados são medidas extremamente importantes para a garantia de que as empresas atuem de forma tão eficiente quanto responsável, sobretudo se considerarmos que vivemos em tempos alarmantes, em que as atividades laborais e econômicas em geral exercem grande impacto sobre o planeta e a sociedade, principalmente em nível ambiental e sanitário.
Entretanto, é comum que muitas empresas apresentem um certo receio dos procedimentos necessários para a obtenção dessa certificação, sobretudo no que se refere ao processo de auditoria. A expectativa é grande, uma vez que é nesse momento que a organização é posta sob avaliação e qualquer deslize pode ser decisivo.
Por isso, preparamos este artigo especial sobre a auditoria de certificação ISO. Ao lê-lo, você verá que não há motivo para pânico, pois qualquer empresa, independente de seu porte ou ramo de atuação, pode implementar um sistema de gestão e obter certificações ISO.
O que é uma auditoria de certificação da ISO?
A auditoria de certificação da ISO é um processo crítico para qualquer empresa ou instituição que aspire atingir padrões elevados de qualidade e excelência operacional em suas atividades.
Esse processo sistemático, independente e documentado é essencial para garantir que os sistemas de gestão de uma organização estejam alinhados com os requisitos rigorosos estabelecidos pelas normas ISO. Essas auditorias permitem uma avaliação objetiva da conformidade dos processos de uma empresa com as normas específicas, como:
- ISO 45001: estabelece os requisitos para um sistema de gestão de saúde e segurança ocupacional, visando a prevenção de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais;
- ISO 14001: define os critérios para um sistema de gestão ambiental, incentivando as organizações a melhorar seu desempenho ambiental;
- ISO 9001: foca em sistemas de gestão da qualidade, ajudando as empresas a serem mais eficientes e a melhorar a satisfação do cliente.
Realizar uma auditoria de certificação demonstra o compromisso de uma organização com a qualidade, a sustentabilidade e a segurança, promovendo uma cultura de melhoria contínua. Esse processo não apenas eleva a excelência operacional, mas também reforça a credibilidade e a reputação da empresa no mercado, uma vez que a certificação ISO é amplamente reconhecida como um selo de qualidade e eficiência.
O procedimento é conduzido por auditores qualificados e independentes, que não possuem vínculos com os processos auditados, garantindo assim a imparcialidade e objetividade da avaliação. Através da auditoria, esses profissionais coletam e analisam evidências objetivas para determinar se os sistemas de gestão da qualidade da organização cumprem os critérios das normas escolhidas.
Ademais, a auditoria de certificação é um passo fundamental para que as empresas identifiquem oportunidades de melhoria em seus processos e sistemas de gestão, contribuindo para o desenvolvimento sustentável e para a eficácia operacional.
Como e por quem é feita a auditoria de certificação da ISO?
Em primeiro lugar, é preciso esclarecer que a ISO não certifica organizações/empresas. Para ser certificado na norma pretendida, é preciso entrar em contato com um organismo de certificação terceirizado, como a Bureau Veritas por exemplo, que auditará sua organização e determinará se o seu sistema de gestão atende aos critérios da norma ISO.
As diretrizes para a realização de auditorias para sistemas de gestão, sejam elas de primeira, segunda ou terceira parte, estão estabelecidas pela NBR ISO 19011:2018.
Essa norma funciona como uma espécie de manual do auditor, tornando o processo de auditoria o mais claro e justo possível e fornecendo a devida orientação sobre como conduzir o processo de acordo com a realidade que se apresenta.
De fato, é por meio dos resultados observados na auditoria que são identificadas as necessidades e melhorias, além das informações vitais para análise e planejamento da organização.
Para realizar a auditoria de certificação da ISO, a empresa deve buscar um Organismo Certificador. Existem várias organizações com essa habilitação, todas aptas a realizar auditorias completas em todo o sistema de gestão de qualidade da empresa, verificando o engajamento das equipes em relação à norma em questão.
No Brasil, a fiscalização da concessão desses títulos cabe à ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).
A Título de exemplo, o Certificado da ISO 9001 é válido, inicialmente, por 3 anos: após a expiração desse período, são realizadas uma auditoria de verificação de melhoria contínua e uma nova auditoria pelo Organismo Certificador, a fim de garantir a renovação da validade do certificado.
As fases da auditoria de certificação da ISO
Antes de iniciar o processo de auditoria, de fato, é importante que a alta administração de qualquer organização que deseje obter sua certificação ISO se prepare para tal, estudando a fundo os requisitos dispostos pela norma relacionada à certificação pretendida para, a partir daí, avaliar e promover internamente o alinhamento dos processos e os níveis de engajamento e capacitação da sua equipe com a NBR.
Uma vez garantido isso, meio caminho já terá sido dado no sentido de prevenir complicações totalmente dispensáveis no momento em que a auditoria ocorrer.
Dito isso, falemos sobre o processo de auditoria de certificação da ISO, que consiste, basicamente, em três etapas: planejamento, condução e conclusão. A seguir, explicaremos melhor sobre cada uma dessas fases.
Planejamento
A primeira fase da auditoria é realizada com base tanto nas exigências descritas nos termos da norma, quanto nos documentos da organização auditada. O Organismo Certificador materializa esse planejamento em um documento conhecido como Plano de Auditoria, que é enviado antecipadamente à empresa auditada.
Condução
Nesta etapa, o Organismo Certificador executa o procedimento prático de auditoria: no próprio espaço da empresa auditada, o auditor conduz um processo minucioso de entrevista com os funcionários, acompanhamento da produção laboral, avaliação de toda a infraestrutura disponível e checagem da informação documentada da companhia, a fim de averiguar se todas as operações estão em conformidade com os termos exigidos pela norma.
Conclusão
Por fim, chegamos à terceira e última fase da auditoria. No processo de Conclusão, todos os dados e informações coletados ao longo das fases anteriores são reunidos, para que a equipe de auditores elabore o chamado Relatório da Auditoria, que nada mais é do que um documento formalizando todas as evidências observadas.
O relatório é então enviado à empresa, para que, em caso de haver alguma inconformidade com as exigências dispostas pela norma, as devidas providências corretivas possam ser tomadas.
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Auditoria de certificação ISO: passos para requerer o certificado com agilidade e segurança
Passo 1: Conscientização:
Como vimos, o primeiro e fundamental passo para dar início ao processo de certificação de maneria adequada é envolver desde a alta direção até os setores mais operacionais de modo a engajar todos os colaboradores a promoverem as mudanças e executarem as ações necessárias em suas rotinas de trabalho.
Passo 2: Definição da estratégia:
Trabalho de conscientização realizado com garantira de que será permanentemente alimentado, o segundo passo é avaliar o escopo da organização de acordo com a sua realidade, mapeando suas deficiências e, então, definir o direcionamento estratégico com estabelcimento dos processos e procedimentos necessários e a sequência das operações que deverão ser implementadas.
Passo 3: Escolha do método de implementação
O mapeamento bem feito da etapa anterior será fundamental para as escolha do método. Isso porque há diferentes opções para a implementação da ISO desde a realização de todos os processo por conta própria até contar com consultoria especializada.
Dependendo da complexidade das atividades realizadas e o domínio dos processos de gestão e do atendimento das legislações e normas técnicas às quais a empresa deve atender, é possível definir se será necessário uma consultoria presencial, online, híbrida.
De todo modo, é muito importante que esse processo não seja realizado sem a ajuda de orientação especializada já que é muito comum a empresa se perder entre os mapeamentos necessários, documentações, procedimentos, entre outros detalhes.
Contar com quem sabe indicar o caminho das pedras pode ser decisivo para passar pelo processo de certificação de modo ágil, com menor custo e maior possibilidade de êxito, garantindo, inclusive, se a empresa está ou não apta para a certificação.
Passo 4: Implementação dos requisitos das normas ISO
Percorridos os passos anteriores, a empresa deve implementar os requisitos ISO, com foco na melhoria dos processos dentro da organização. Ou seja, é hora de colocar em prática todos os novos requisitos exigidos pela norma correspondente à certificação pretendida, a partir do planejamento e das definições realizadas nas etapas anteriores.
Passo 5: Uso de ferramentas e sistemas de gestão integrada.
Ferramentas e sistemas de gestão integrada para monitorar toda legislação e normas técnicas garantem à empresa segurança e apoio necessário para implementar as ações para a busca ou manutenção da Certificação.
O Qualifica NG oferece um ecosistema completo de gerenciamento dos requisitos legais, nomas técnicas e integra indicadores de conformidade legal aos requisitos ISO.
Ele possui o módulo exclusivo Auditorias que:
- promove um diagnóstico completo para prevenção de riscos jurídicos no seu negócio.
- identifica falhas para a realização de ações de correção, de forma completa, fácil e segura.
- oferece, tempo real, o progresso de cada auditoria e gera relatório detalhado, evidenciando os principais pontos que podem afetar o seu negócio.
Além disso, a equipe gestora de implementação da certificação pode contar com
assessoria jurídica especializada da equipe de advogados e auditores-líderes Sistema de Gestão Integrado Auditor Líder ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 desde o processo de implementação até o acompanhamento da auditoria oficial para a certificação.
Sua empresa contará com profissionais com vasta experiência como auditores-líderes que contribuem com o sucesso de seus clientes por meio de atendimento preciso, conhecimento técnico, entendimento de mercado e visão do futuro.
Passo 6: Auditoria interna
Realizar uma auditoria interna antes da auditoria externa que será realizada por uma empresa certificadora é muito importante para identificar as não conformidades, realizar alterações e melhorias dentro do escopo definido e preparar de forma adequada os colaboradores o momento decisivo.
Esta auditoria interna deve ser feita por uma empresa especializada porque esse olhar externo e criterioso traz segurança possibilita que a empresa corrija alguns pontos ainda necessários e traga segurança para todos os colaboradores antes da execução da auditoria oficial.
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Auditoria de certificação ISO: complexidade
Encarar uma auditoria de certificação ISO pode, à primeira vista, parecer um processo complexo, mas com a devida atenção aos procedimentos e o acompanhamento de profissionais capacitados, não será difícil certificar a sua empresa.
E, como já conversamos antes, os tempos atuais pedem por reflexões profundas sobre o impacto das práticas corporativas sobre as questões ambientais, sanitárias, sociais e humanitárias.
E, já que estamos falando sobre procedimentos responsáveis e processos de auditoria, deixamos aqui o convite para a nossa consultoria gratuita de auditoria de conformidade legal. Basta preencher o formulário abaixo e um dos nossos consultores entrará em contato para explicar como ela funcionará na sua empresa.
