O registro de evidências é a espinha dorsal da conformidade legal, atuando como um pilar fundamental na estrutura de gestão responsável das organizações modernas.
Imagine que você está no meio de um quebra-cabeça complexo chamado conformidade legal; cada peça é uma ação da sua empresa, e essas evidências são o que mostram se você está montando tudo corretamente. São elas que asseguram aos stakeholders e ao mercado que sua organização não só entende as regras do jogo, como também as respeita meticulosamente.
Como se estivéssemos tomando um café e discutindo as práticas do seu negócio. Pense na importância de ter um álbum de fotografias que contam a história da sua empresa. Cada registro de evidência é uma foto nesse álbum, ilustrando como cada aspecto normativo é atendido.
Esse cuidado detalhista não só beneficia a imagem da empresa perante clientes e parceiros, mas também se revela vital em situações de auditorias, fiscalizações e na elaboração de relatórios de sustentabilidade. Afinal, quando o assunto é mostrar a qualidade e a integridade dos seus processos, não basta ser, é preciso demonstrar.
Além disso, o ato de registrar evidências não é apenas uma formalidade; é uma declaração de transparência e de compromisso com a excelência. Pense nisso como um diálogo contínuo entre a sua empresa e o mundo, onde cada evidência compartilhada fortalece a confiança e abre caminhos para oportunidades sustentáveis.
Nosso bate-papo sobre como construir e manter esse registro tão crucial está apenas começando. Nos próximos parágrafos, vamos detalhar o caminho para uma gestão de evidências eficiente, capaz de passar qualquer escrutínio com louvor. Vamos adiante?
Um conceito fundamental
À medida que aprofundamos na gestão de conformidade, torna-se crucial definir “evidência” de maneira precisa. No contexto da conformidade legal, este termo se refere a informações objetivas que comprovam a adesão aos padrões e regulamentações aplicáveis.
Quando nos voltamos para “Evidência da Auditoria”, conforme descrito pela ABNT NBR ISO 19011:2018, falamos de um conjunto específico que inclui registros detalhados e informações que podem ser verificadas durante uma auditoria para determinar se uma organização atende aos critérios estabelecidos.
A importância das evidências transcende a simples coleta de dados, pois elas estabelecem uma conexão essencial entre a execução de práticas conforme a lei e a demonstração clara dessa conformidade. Na ausência de evidências sólidas e bem documentadas, as afirmações de aderência aos regulamentos ficam sem suporte.
Evidências apropriadas e rigorosamente registradas solidificam a integridade das operações empresariais e cultivam uma relação de confiança mútua entre a empresa e seus stakeholders. Em contextos de auditoria e revisões regulatórias, elas fornecem a estrutura necessária para validar o compromisso da empresa com os padrões exigidos.
Com essa compreensão dos conceitos-chave, estamos preparados para nos debruçar sobre as estratégias e práticas que asseguram a coleta e organização efetivas de evidências, fundamentais para uma gestão eficaz da conformidade legal.
Para registrar evidências de maneira eficaz na gestão de conformidade legal, é necessário seguir um conjunto de passos que garantem a qualidade e a integridade do processo. Vamos descrever essas etapas e fornecer dicas para otimizar esse registro.
💡 Dica: Descubra como implementar os pilares do sistema de gestão integrada sua empresa!
Passo a Passo para Registrar Evidências
- Identificação: Comece por identificar claramente a evidência. Isso inclui determinar o tipo de documento ou informação, a origem e a data.
- Descrição Clara: Descreva cada evidência de forma precisa e concisa. Isso facilita o entendimento do contexto e como ela se aplica ao critério de auditoria em questão.
- Indicação de Local: Documente onde a evidência pode ser encontrada. Isso pode incluir localizações físicas ou eletrônicas e deve ser preciso para facilitar o acesso rápido e a verificação.
- Documentação: Mantenha uma documentação adequada para cada evidência, incluindo detalhes como a data da coleta e quem a coletou.
- Especificidade: Seja específico quanto aos detalhes da evidência. Use termos técnicos quando necessário e evite ambiguidades.
Dicas para registro eficiente
- Rastreabilidade: Garanta que cada evidência possa ser rastreada até a sua fonte. Isso é crucial para a verificação e para estabelecer a credibilidade da informação.
- Evite Repetições: Não repita informações desnecessariamente. Isso pode levar a confusão e desorganização no registro das evidências.
- Clareza para Todos os Colaboradores: Assegure-se de que a documentação esteja escrita de forma que todos os colaboradores da empresa possam entender, mesmo que não sejam especialistas na área legal.
- Reavaliação Recorrente: As evidências devem ser revisadas periodicamente para garantir que continuam atuais e relevantes.
No dia a dia da gestão de conformidade, é comum nos depararmos com cenários nos quais as empresas, ao registrarem o atendimento de requisitos legais, se deixam seduzir por atalhos aparentemente práticos.
Aqui, na Rocha Cerqueira, temos um ditado: “O fácil pode sair caro”. Essas falsas facilidades, na pressa de preencher os registros, podem transformar-se em verdadeiras dores de cabeça quando submetidas a uma verificação mais aprofundada. Já pensou receber uma multa porque não fez um registro completo de evidências?
Práticas temerárias a evitar
- Transformar Perguntas em Afirmativas: Simplesmente copiar o texto de uma pergunta que indica um requisito legal e encerrá-la com um ponto final pode parecer eficiente, mas essa prática cria um registro superficial que não demonstra a real conformidade.
- Respostas Curtas ou Simples demais: A tentação de responder com um “Sim” ou com respostas muito breves pode agilizar momentaneamente o processo, mas tais respostas não elucidam como a empresa efetivamente atende ao requisito questionado. A falta de detalhes pode prejudicar seriamente a compreensão e a capacidade de verificação das evidências.
Ambas as práticas comprometem a qualidade do registro e podem levar a questionamentos durante auditorias, quando é exigida uma demonstração clara e detalhada de como os requisitos legais são atendidos. Portanto, é essencial resistir à tentação de tomar esses atalhos e optar por um registro meticuloso desde o início.
⚖️ Veja também estes conteúdos relacionados:
- Entenda o que é gerenciamento de conformidade legal e sua necessidade nas empresas
- Saiba como fazer registro de evidências na gestão de conformidade legal
- Quer descomplicar a gestão de requisitos legais? Conheça o Qualifica NG!
Impactos positivos de um bom registro de evidências
Um registro de evidências bem elaborado tem um impacto positivo significativo na empresa. Ele não só facilita o processo de auditorias para certificações, como também reforça a integridade em fiscalizações e contribui para relatórios de sustentabilidade mais robustos. Além disso, um registro detalhado e transparente de evidências influencia diretamente na avaliação do Risco Legal, ajudando a mitigar potenciais problemas antes que eles ocorram.
Na tomada de decisões estratégicas, a disponibilidade de evidências confiáveis e precisas permite à gestão avaliar melhor os cenários e possíveis riscos, fundamentando suas decisões em dados concretos e não apenas em suposições.
Ao abraçar estas práticas e dicas, uma empresa pode aprimorar significativamente sua gestão de conformidade legal, o que por sua vez, pode fortalecer sua posição no mercado e sua reputação perante clientes, investidores e reguladores.
Por sinal, temos um infográfico detalhado que serve como um guia prático para o registro de evidências rastreáveis e completas, e te convidamos a conferi-lo ao clicar no botão abaixo.
Registro de Evidências: o perigo da falsa conformidade
No caminho para a conformidade legal, um desvio perigoso é a criação de evidências inautênticas com o intuito de evitar não conformidades. Tal prática não só é antiética e ilegal, mas também mina a integridade de todo o Sistema de Gestão Integrado (SGI), podendo levar a consequências severas, como penalidades legais, perda de certificações e danos irreparáveis à reputação da empresa.
Desmistificar a não conformidade é essencial. Longe de ser uma falha fatal dos processos empresariais, ela deve ser vista como uma luz que destaca oportunidades de aprimoramento. Uma não conformidade não é o fim da linha, mas sim um indicativo de que determinado processo precisa de atenção e pode ser melhorado.
Empresas maduras encaram as não conformidades como catalisadoras de desenvolvimento. Ao invés de ocultá-las, elas utilizam esses insights para traçar planos de ação robustos, abordando as causas raízes e implementando correções eficazes. Este ciclo virtuoso de reconhecimento, correção e melhoria contínua é o que realmente fortalece o SGI.
Ao lidar abertamente com as não conformidades, as organizações não só se alinham mais estreitamente com as melhores práticas, mas também cultivam uma cultura organizacional que valoriza a transparência e a melhoria contínua. Em suma, reconhecer e corrigir não conformidades não é um sinal de fraqueza, mas de resiliência e comprometimento com a excelência.
Solução em Registro de Evidências
À medida que exploramos a gestão de conformidade legal e o registro meticuloso de evidências, é inevitável considerar as ferramentas que facilitam esses processos. Uma dessas ferramentas é o Qualifica NG, uma solução robusta e inovadora no gerenciamento dos requisitos legais de negócios.
Integrando indicadores de conformidade legal com critérios ESG e os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável da ONU, o Qualifica NG oferece uma visão clara e atualizada das obrigações que cada empresa deve atender. Por meio de dashboard interativo atualizado em tempo real, ele permite priorizar ações com eficiência, fornecendo métricas e indicadores essenciais para orientar decisões estratégicas.
A gestão de requisitos legais se torna menos burocrática e mais dinâmica com o Qualifica NG. Uma base de dados que se atualiza diariamente é apenas uma das características que simplificam a complexidade do cumprimento legal, permitindo que os gestores dediquem mais tempo ao core business.
E se surgir alguma incerteza quanto à adequação das evidências, o sistema oferece o suporte de uma assessoria jurídica especializada. Advogados/ Consultores-líderes, especializados em SGI estão disponíveis para validar as informações, assegurando que cada registro não só cumpra com os requisitos, mas também sustente a integridade e a reputação da empresa.
Esse suporte não apenas reforça a confiabilidade na gestão da conformidade legal, mas também se traduz em tranquilidade para os gestores, sabendo que estão apoiados por expertise jurídica sempre que necessário.
Se as informações e perspectivas que discutimos aqui ressoam com os desafios que você enfrenta em sua organização, talvez seja o momento de uma conversa esclarecedora.
Nossos consultores estão à disposição para discutir como o Qualifica NG pode alinhar-se às necessidades específicas de seu negócio, simplificando e fortalecendo a sua gestão de conformidade legal. Quer saber como? Preencha o formulário abaixo para que um dos nossos especialistas entre em contato com você explique em detalhes.
